Accélérer la collecte et l'analyse des données en recherche
Cas d'usage : comment une équipe de recherche a réorganisé la passation, le calcul des scores et la collecte à distance pour obtenir un jeu de données analysable dès la fin des inclusions.
🧩 Contexte
Cette équipe de recherche, rattachée à un service hospitalier, conduit des protocoles observationnels sur plusieurs mois, avec des inclusions réparties entre plusieurs intervenants et plusieurs temps de mesure. Chaque protocole mobilise une batterie d’échelles validées, administrées pour partie en présence de l’équipe, pour partie en auto-questionnaire entre deux temps de mesure.
Le recueil était assuré sur papier, puis recopié dans un tableur partagé. Entre la passation et la ligne de données exploitable, il y avait donc trois opérations manuelles : la cotation, la saisie, puis le recodage au moment de l’analyse.
« Nous avions les données. Ce que nous n’avions pas, c’était un jeu de données. Entre la dernière inclusion et la première analyse, il se passait des semaines. »
Objectif de l’équipe : supprimer la ressaisie, garantir que tous les intervenants administrent la même séquence d’échelles, et disposer d’un fichier exportable directement lisible par leur outil d’analyse.
⚙️ Problématiques rencontrées
– Trois opérations manuelles entre la passation et la donnée exploitable : cotation, saisie, recodage
– Écarts entre intervenants sur la séquence d’échelles réellement administrée, rendant certaines comparaisons inter-sujets inutilisables
– Aucun canal sécurisé pour les auto-questionnaires entre deux temps de mesure : relances par courrier ou par email, taux de retour subi
– Complétude invisible en cours de protocole : les données manquantes n’apparaissaient qu’au moment de l’analyse, trop tard pour les rattraper
– Format de sortie hétérogène, imposant un travail de nettoyage avant toute analyse statistique
– Traçabilité limitée : impossible de savoir qui avait administré quoi, ni quand
💡 Solution mise en place avec Score Easy
L’équipe a configuré une trame par temps de mesure du protocole : inclusion, M3, M6, M12. Chaque trame fige la séquence d’échelles prévue au protocole, la même pour tous les intervenants, disponible en un clic.
Les auto-questionnaires sont adressés aux participants par lien sécurisé, avec remplissage depuis leur domicile dans la fenêtre prévue au protocole. Les données arrivent directement dans le même jeu de données que les passations réalisées sur site.
Ce que Score Easy apporte :
La séquence d’échelles du protocole est figée une fois pour toutes et appliquée à l’identique par chaque intervenant, à chaque inclusion.
Scores et sous-scores calculés dès la fin de la passation, selon l’algorithme publié de chaque échelle. Plus aucune cotation reprise à la main.
Les auto-questionnaires sont adressés au participant par lien sécurisé, dans la fenêtre prévue au protocole, et alimentent le même jeu de données.
L’équipe voit à tout moment quelles passations manquent, par sujet et par temps de mesure, et peut relancer pendant que c’est encore utile.
Un export CSV par protocole, colonnes stables, codage constant d’un temps de mesure à l’autre. Le fichier part tel quel dans l’outil d’analyse.
- Chaque passation est horodatée et attribuée, avec des accès différenciés par rôle. Les données sont hébergées en France sur serveur HDS conforme RGPD
⚡ Résultats obtenus
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Opérations manuelles entre passation et donnée exploitable | 3 (cotation, saisie, recodage) | 0 |
| Délai entre la dernière inclusion et le premier export analysable | Plusieurs jours | Immédiat |
| Homogénéité de la séquence administrée | Variable selon l’intervenant | Identique pour toutes les inclusions |
| Détection des données manquantes | À l’analyse | En continu, pendant le recueil |
| Nettoyage avant analyse statistique | Plusieurs heures par protocole | Supprimé, format stable |
🔍 Enseignements
Ce cas illustre un déplacement simple : le travail de mise en forme des données ne se fait plus après le recueil, il se fait au moment où la trame est configurée.
Que se passe-t-il maintenant ?
- Un protocole se fige avant les inclusions, pas après. La séquence d’échelles décidée au protocole devient la seule administrable. L’homogénéité n’est plus une consigne à rappeler, c’est une propriété de l’outil.
- La donnée manquante se rattrape pendant, jamais après. Voir la complétude en cours de recueil transforme un constat en action. C’est le gain le moins spectaculaire et le plus décisif sur la qualité du jeu de données.
- Le temps gagné n’est pas celui qu’on croit. Les minutes de cotation comptent, mais le vrai gain est le nettoyage supprimé en amont de l’analyse : un format stable dès la première passation.
- Score Easy outille, il n’interprète pas. L’outil administre les échelles, calcule les scores selon les algorithmes publiés et restitue les données. L’analyse, l’interprétation et les conclusions restent entièrement du ressort de l’équipe de recherche.